Большинство украинских предприятий испытывает потребность перехода на качественно новый уровень документооборота, с характерным для него значительным сокращением затрат времени на доставку, а главное – на обработку документов. Это открыло бы такие дополнительные возможности, как, например, автоматическое обновление прайс-листа в Интернете при каждом изменении состояния склада, то есть десятки и даже сотни раз в день.

До недавнего времени, высокая цена предлагаемых на рынке решений ограничивала круг потенциальных пользователей лишь крупными предприятиями с большим бюджетом на внедрение и использование новых технологий. Ситуация изменилась после появления программного комплекса украинской разработки – "Электронный заказ". Благодаря своей более чем умеренной стоимости, он позволяет малым и средним предприятиям воспользоваться всеми преимуществами такого рода систем.

Несомненно, комплекс "Электронный заказ" приносит ощутимый эффект даже при работе автономно от учетной системы, однако наибольшую пользу он приносит при интеграции с внутренней учетной системой предприятия.

В результате интеграции, документы, поступившие через систему "Электронный заказ", могут быть без дополнительных затрат времени и труда перенесены в учетную систему предприятия, и наоборот, документы, подготовленные средствами учетной системы и предназначенные для передачи контрагенту, могут быть быстро переданы ему при помощи комплекса "Электронный заказ". То же самое относится к документам, предназначенным для публикации в Интернете, например, прайс-листы предприятия.

Иными словами, Вы сможете не только публиковать прайс-лист, созданный с помощью учетной системы, но и автоматически заносить в неё поступившие заказы.

Техническая сторона интеграции полностью ориентирована на принцип невмешательства в работу учетной системы предприятия. В соответствии с этим принципом, недопустимы прямые обращения к базе данных учётной системы. Обмен данными между учётной системой и модулями комплекса "Электронный заказ" всегда происходит через промежуточные файлы. Это обеспечивает наибольшую безопасность Ваших данных и исключает возможность утечки конфиденциальной информации.

Интеграция заключается в индивидуальной настройке модулей комплекса "Электронный заказ", а также учетной системы предприятия. Настройка выполняется совместно специалистами компании Би Ай Консалтинг и специалистами IT-отдела предприятия. Количество изменений в учётной системе незначительно, поэтому участие специалистов со стороны предприятия не является обязательным условием. (Однако оно было бы желательным – их знания особенностей применяемой учётной системы позволили бы сократить затраты времени на интеграцию).

Ещё раз подчеркнём, что прямого взаимодействия между комплексом "Электронный заказ" и учётной системой, что было бы потенциально опасным, при интеграции нет. Что касается безопасности данных при их хранении на сервере а также при передаче через Интернет, то этому вопросу посвящена отдельная страница – о защите и безопасности системы "Бизнес-Портал".

Поскольку комплекс "Электронный заказ" предназначен для торговли через Интернет, то одним из основополагающих документов является прайс-лист. На его основе покупатели составляют заказ (мышкой отмечая необходимые позиции и указывая количество). Кроме того, опубликованный прайс-лист носит также рекламный характер, то есть важен для привлечения новых клиентов.

Одной из проблем электронной коммерции является долгий процесс согласования сделки. Причина этого явления, как правило, заключается в том, что покупатель присылает заказ на отсутствующий в данный момент товар и отключается от Интернета.

Программный комплекс "Электронный заказ" предлагает наиболее оптимальный способ решения этой проблемы – не допускать её возникновения. Для этого от поставщика требуется в реальном времени предоставлять покупателям информацию о наличии товара на складе¹. Это вполне возможно сделать благодаря следующим свойствам комплекса "Электронный заказ":

¹ Показывать остатки можно как точными цифрами, так и традиционными Есть/Нет/Заканчивается/Ожидается. (Составив таблицу, какое именно количество товара соответствует состоянию "Заканчивается"). Кроме того, можно избрать ещё более простой способ – исключить из прайс-листа позиции, которых в данный момент нет на складе.

² Необходимо подчеркнуть, что четвёртое свойство – доступность свежей информации модулю "Прайс-публикатор" – возможно лишь при интеграции комплекса с учётной системой. Это свойство необходимо для автоматизации обновления прайс-листа (то есть без вмешательства сотрудников).

Благодаря всем этим свойствам комплекса "Электронный Заказ", Вы можете без особых финансовых затрат предложить покупателям более удобный и дешевый способ для заказа Вашей продукции, чем электронная почта и телефон.

Простые действия, такие как распечатка счёта в ответ на поступивший заказ, можно выполнять и при помощи модуля "Стол заказов", однако для большинства предприятий этого будет недостаточно. В любом случае остается необходимость ввода заказа в учетную систему – для резервирования товара на складе, формирования накладных и т.д.

При автономной работе модуля, данные заказа пришлось бы вводить в учётную систему вручную – так же, как если бы Вы получили его по факсу либо электронной почте.

После интеграции, модуль "Стол заказов" может сохранять поступившие заказы в указанную папку, причем в формате, "понятном" для Вашей учётной системы. После чего учётная система сможет их оттуда загрузить, что гораздо быстрее, чем ввод этих заказов вручную.

Следует также отметить. что при ручном вводе заказа не исключаются ошибки оператора, программа же ошибиться не может.

Многие возможности этой системы, такие как мгновнная доступность обновлённого прайс-листа и отсутствие ограничений на частоту его публикации, не могут быть эффективно использованы при автономной работе комплекса. Лишь при интеграции с учетной системой, эти и другие возможности начинают работать на "полную мощность".

Немаловажным также является то, что все эти возможности доступны Вам без необходимости вкладывать значительные финансовые средства на установку собственного сервера, организацию выделенного канала в Интернет, написание либо покупку необходимого программного обеспечения, поддержку системы в рабочем состоянии.